Alors que chez Tostan, nous continuons à améliorer notre système de suivi et d’évaluation (S&E), nous avons eu l’occasion de nous associer à Dimagi— une entreprise sociale spécialisée dans les logiciels qui développe des technologies visant à améliorer la prestation de services dans les communautés défavorisées — afin de créer un système de collecte électronique de données. Ce système prend la forme d’une nouvelle plateforme, CommCare, que Tostan utilisera pour automatiser la collecte de données sur le terrain, réduire au minimum les erreurs liées à la collecte et au traitement manuels, et accélérer l’évaluation. « [Auparavant], nous étions confrontés à des problèmes d’exhaustivité, de cohérence et de fiabilité. Avec la mise en place de CommCare, tout cela est résolu », explique Bakary Guèye, de Tostan Sénégal.
La plateforme CommCare est personnalisable en fonction des besoins spécifiques en matière de suivi et d'évaluation du Programme de Renforcement des Capacités Communautaires (PRCC). Par exemple, l’application comprend des outils permettant de remplir des questionnaires mensuels et trimestriels de suivi et d’évaluation du programme.
Outre les avantages sur le terrain, l'utilisation de CommCare a joué un rôle important dans le développement professionnel du personnel. Fatoumata Diallo, une superviseuse malienne, est fière de son travail avec CommCare : « Cette nouvelle technologie est très innovante. Elle a amélioré la qualité de notre travail, ce qui est très motivant pour nous. Beaucoup d'entre nous ne connaissaient pas les tablettes avant d'utiliser CommCare ; aujourd'hui, nous pouvons faire beaucoup de choses avec la tablette. »
Dimagi a formé l'équipe chargée du suivi, de l'évaluation, de la recherche et de l'apprentissage (MERL) aux subtilités de la conPRCCtion d'enquêtes électroniques. Cela a permis au personnel MERL de partager ses expériences avec d'autres utilisateurs de CommCare et d'apprendre à leur contact en participant à des formations et à des forums de discussion en ligne. Une fois leur formation avec Dimagi terminée, les membres de l'équipe MERL ont transmis leurs nouvelles connaissances aux superviseurs de programme sur le terrain.
En janvier de cette année, l'équipe MERL a testé le système de suivi et d'évaluation (S&E) mis à jour à l'aide de CommCare au Sénégal. Vingt-deux superviseurs de Tostan ont utilisé ce système de collecte électronique de données lors de trois études de référence du programme PRCC au Sénégal : six dans la région du Fouta, huit près de Goudiry et huit dans les régions de Kolda et de Sédhiou. Ces superviseurs sénégalais ont utilisé CommCare pour le suivi du programme et continueront à l'utiliser.
En février, sept superviseurs de Tostan au Mali ont également commencé à utiliser l’application pour répondre à leurs besoins en matière de suivi. Korotoumou Diarra, un superviseur au Mali, explique : « Avant CommCare… il arrivait parfois que des données soient perdues (si un questionnaire venait à se perdre). Désormais, dès que l’on enregistre les données sur la tablette, on est assuré qu’elles sont en sécurité avant de les envoyer. » De nombreux utilisateurs ont également souligné l’avantage de pouvoir effacer ou modifier les réponses des participants par voie électronique, plutôt que sur plusieurs feuilles de papier.
MERL a tiré de nombreux enseignements de la phase pilote menée dans ces deux pays. Les tests sur le terrain avec les futurs utilisateurs ont constitué une étape cruciale, car ils ont permis d’apporter des modifications avant le lancement des formations à grande échelle. Par exemple, lors de la phase de développement, l’équipe de MERL a pris conscience de l’importance de finaliser les questionnaires avant de créer l’application, car même des modifications mineures apportées au questionnaire pouvaient nécessiter des ajustements importants au niveau de l’application. De plus, le système CommCare ne prend pas en charge certains caractères non latins ; l'équipe de programmation a donc dû adapter les traductions dans les langues locales — pulaar, mandinka, soniké et bambara — pour pallier cette contrainte.
Même si la conPRCCtion d’un outil de suivi et d’évaluation (S&E) sur mesure comporte de nombreux défis, les avantages l’emportent largement sur les éventuels obstacles : le système CommCare réduit considérablement le temps consacré à la collecte et au transfert des données, ainsi qu’à la production de rapports de S&E. Le système facilite l’utilisation et l’analyse des données grâce à la transmission automatique de ces dernières du terrain vers l’équipe MERL de Tostan International. De plus, l'application génère un rapport sur les indicateurs dans les deux jours suivant la réPRCCtion des données du terrain, une tâche qui prenait auparavant plusieurs semaines. Enfin, l'application permet au département MERL de surveiller à distance les performances des superviseurs, ce qui lui permet d'intervenir si les activités de collecte de données sont irrégulières et d'apporter son soutien lorsqu'ils rencontrent des problèmes sur le terrain.
Au cours des prochains mois, MERL achèvera cette première phase pilote du nouveau système de suivi et d'évaluation, puis passera à la deuxième. Le processus de transition comprendra une analyse approfondie des données issues de l'étude de référence menée au Sénégal. MERL mettra à jour et améliorera l'application CommCare pour la deuxième phase pilote en s'appuyant sur les retours d'expérience de la première. Cette étape est cruciale car elle permet à l'équipe de créer le système le plus performant possible pour la collecte et l'analyse des données, et garantit que les données recueillies éclairent correctement la prise de décision à tous les niveaux au sein de Tostan.
Bakary résume ainsi son sentiment à l'égard de CommCare : « Nous sommes sur la bonne voie. Grâce à CommCare, Tostan dispose de données plus fiables et plus complètes. Pour l’instant, ce nouveau système avec CommCare fonctionne avec le PRCC [Programme de Renforcement des Capacités Communautaires], mais j’ai bon espoir que tous les autres projets à venir — comme le Projet Jeunesse, le RPP, Paix et Sécurité— bénéficieront de CommCare. » Tostan vise à terme à disposer d’un système entièrement mobile dans les six pays où nous travaillons afin de répondre aux besoins de chaque volet de notre programme de développement local.
Contributions de Seynabou Diouf et Vivien Manel, responsables MERL